Dans les coulisses des acteurs de l’habitat social, un flux massif de messages arrive chaque jour dans les boîtes mail génériques des bailleurs : formulaires issus de l’extranet, demandes techniques, questions administratives, signalements urgents, parfois même… des messages hors sujet. Ce canal d’échange, essentiel mais souvent débordé, devient un point de tension à la fois pour les locataires et pour les équipes de gestion. À tel point que certains bailleurs hésitent même à fermer ces boîtes mails génériques.
Et si la solution venait de l’intelligence artificielle ? Grâce à une IA spécialement entraînée pour le secteur de l’habitat social, vous pouvez simplifier, prioriser et accélérer le traitement des e-mails.
Trop d’e-mails, peu de temps
Les services relation locataire, les directions techniques ou encore les équipes contentieux reçoivent quotidiennement des centaines d’e-mails via des boîtes partagées.
Parmi ces messages :
- Certains relèvent d’une urgence réelle, comme une fuite d’eau.
- D’autres concernent des sujets à faible priorité, comme une interrogation sur la VMC.
- Et une part non négligeable pourrait trouver réponse… en consultant son espace locataire, comme une demande de quittance de loyer.
Dans ce flot constant, le tri manuel prend un temps considérable. Il mobilise des ressources précieuses et ralentit le traitement des véritables urgences.
Résultat : des locataires frustrés, et des agents débordés.
Une IA entraînée pour comprendre les locataires
C’est ici qu’intervient l’intelligence artificielle développée par monLogement.ai.
Contrairement à une IA généraliste, cette solution est spécifiquement conçue pour le secteur HLM, avec une base d’apprentissage alimentée par des milliers de demandes issues du terrain ( compréhension des métiers du secteur, des termes spécifiques, des questions courantes…).
Concrètement, l’IA :
- Lit automatiquement les e-mails entrants,
- Comprend le sujet abordé (impayé, demande technique, administratif, etc.),
- Hiérarchise la priorité selon des critères définis avec chaque organisme (ex. : une fuite est urgente, une demande de quittance ne l’est pas),
- Et dans certains cas, propose une réponse automatique ou pré-remplit une interaction à destination des équipes internes.
Le lien avec ISI–COM : un traitement omnicanal sans couture
Mais ce n’est pas tout. Grâce à une interconnexion avec la solution de gestion des interactions clients, les messages ainsi triés sont directement transformés en tâches prêtes à être traitées dans l’outil, avec :
- Un routage intelligent vers la bonne équipe,
- Une mise en priorité automatique des cas urgents,
- Et un contexte enrichi, sans besoin de retraitement par l’agent.
Un agent qui traite ces interactions dispose ainsi immédiatement de toutes les informations nécessaires, sans avoir à “chercher” le besoin du locataire dans les emails ou à transférer à un autre service.
De plus l’historique de l’ensemble des mails et tâches traitées est disponible sur la fiche de client pour avoir une vue d’ensemble unifiée.
Les bénéfices générés par cette automatisation sont donc :
- Côté locataire, des réponses plus rapides, plus pertinentes, et un meilleur suivi.
- Côté agent, moins de stress et plus de temps pour les cas complexes ou à forte valeur ajoutée.
- Côté organisation, un pilotage plus précis des flux entrants, avec des statistiques claires sur les volumes, les thématiques et les temps de réponse.
Le tout, dans un cadre 100% sécuritaire, puisque l’IA ne repose pas sur des technologies américaines type OpenAI, mais sur une infrastructure propriétaire, maîtrisée, hébergée en France, et conforme aux exigences RGPD.
Trop longtemps considérée comme un canal « passif », la boîte mail pourrait bien devenir un levier puissant de performance et de qualité de service. En combinant expertise métier et intelligence artificielle, les acteurs du logement social se donnent les moyens d’offrir un service plus humain… grâce à la technologie. Ce système est actuellement en phase de test avec plusieurs bailleurs sociaux. S’il tient ses promesses, il pourrait bien devenir un standard dans la gestion de la relation locataires.
